Navigace
Obsah
Pravidla ochrany osobních údajů
Informační memorandum o shodě s GDPR Oblastního muzea v Chomutově, p. o.
Vážená občanko, vážený občane, vážený návštěvníku
dovolte nám Vás informovat o tom, jak v Oblastním muzeu v Chomutově, p. o. (dále jen „muzeum“) v souvislosti s Nařízením o ochraně osobních údajů spravujeme a zpracováváme Vaše osobní údaje.
Smyslem pravidel ochrany osobních údajů je poskytnout Vám informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vaších osobních údajích, které zpracováváme, a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů.
Vaše dotazy, připomínky a další Vámi uplatňovaná práva vycházející z Nařízení o ochraně osobních údajů převezmeme na adrese oblastního muzea v Chomutově.: Palackého 86, 430 01 Chomutov, nebo e-mailu sekretariat@muzeumchomutov.cz nebo další ověřenou elektronickou komunikací.
- Obecné informace
Muzeum má řadu zákonných povinností týkajících se zpracování osobních údajů občanů, které musí dodržovat zejména s ohledem na plnění smluvních povinností, bezpečnosti návštěvníků nebo svých oprávněných zájmů atd. V tomto ohledu bychom Vám bez získání Vašich osobních údajů své služby nemohli vůbec poskytovat. Osobní údaje veřejnosti zpracováváme též nad rámec zákonných povinností, a to pro účely péče o Vás naše návštěvníky, abychom si pro vybrané služby ověřili Váš zájem o zlepšení našich služeb. K tomu potřebujeme získat Váš souhlas. Pokud svůj souhlas v těchto případech neudělíte, mohou být námi poskytované služby omezeny či jinak upraveny v závislosti na rozsahu údajů, které budeme oprávněni zpracovávat. O rozsahu, omezení či úprav osobních údajů budeme každého občana informovat.
- Zásady zpracování osobních údajů
Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:
- Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování, zpracováváme pouze přesné a ověřené osobní údaje návštěvníků a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů.
- Osobní údaje návštěvníků zajišťujeme s nejvyšší možnou bezpečností těchto údajů a zabraňujeme jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům občanů, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.
- Vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech.
- V muzeu dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům, veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji návštěvníků, mají povinnost zachovávat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním těchto údajů.
- Informace o zpracování osobních údajů
- Informace o správci a o pověřenci na ochranu osobních údajů
Správcem Vašich osobních údajů je oblastní muzeum v Chomutově.: Palackého 86, 430 01 Chomutov, IČ: 00360571
Pověřencem na ochranu osobních údajů je Národní platforma pro GDPR z. s., IČ: 06223851, info@gdpr-platforma.cz
- Účely zpracování a právní základ pro zpracování
Veškeré osobní údaje zpracováváme na základě právního základu. Právním základem pro zpracování osobních údajů je smlouva, souhlas, právní povinnost, životně důležité zájmy, veřejný zájem a oprávněné zájmy správce či třetí strany. Osobní údaje zpracováváme pro tyto následující účely:
- Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu:
- Zahájení bádání a při každé změně účelu či tématu studia
- Povinnou evidenci dokumentů vztahujících se k veřejným zakázkám
- Povinnou evidenci nutnou pro evidenci předmětů
- Zápis čtenáře/ badatele do knihovny a k vymáhání knihovních pohledávek
- Získávání sbírkového předmětu
- Platbu za kopírování a za placení upomínky
- Výpůjčku knihy
- Zápis dítěte na muzejní tábor
- Zápis nových přírůstků do sbírek muzea
- Koupi a prodeje předmětů a služeb
- Obdržení daru
- Udělení souhlasu s publikováním
- Zapůjčení či vypůjčení předmětů
- Získávání sbírkového předmětu
- Restaurátorské a jiné služby
- Schvalování nákupů předmětů do muzea a při vyřazování předmětů ze sbírek muzea
- Prodeje reklamních předmětů
- Výdej a příjem finanční hotovosti do muzejní pokladny
- Administrativní evidenci spisové služby
- Evidence kontaktů
- Zpracování osobních údajů s Vašim souhlasem:
Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté nebo jinak získané osobní údaje např. některé fotografie, osobní údaje dětí do 15 let, nebo údaje pro účely řešení stížností, nebo podnětů spojených s poskytováním našich služeb. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že muzeum nebude schopné poskytnout některé produkty či služby, nebo bude nuceno odůvodněným způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky poskytovaných produktů a služeb, nebo vyřízení stížností či podnětů.
Na základě Vašeho souhlasu zpracovává muzeum dále Vaše osobní údaje pro následující účely:
- Péče o návštěvníky, která nevychází z právních předpisů. Jde o aktivity, které nepředstavují plnění smlouvy či jiný zákonný rámec zpracování osobních údajů a které zahrnují následující činnosti. Publikace v místním tisku, periodikách, webových či jiných elektronických medií, které jdou nad rámec zajištění agend vztahů s veřejností.
- Nabízení produktů a služeb.
Jedná se zejména o šíření informací, nabízení produktů a služeb muzea a dalších osob včetně nabídky produktů a služeb, které jsou konkrétně zaměřeny na individuální občany, a to různými kanály, například poštou, elektronickými prostředky včetně elektronické pošty a prostřednictvím webových stránek. V určitém rozsahu je v těchto případech muzeum oprávněno nabízet produkty a služby občanům též bez získání jejich souhlasu, pokud to vyplývá ze zákona nebo z jeho oprávněného zájmu, v tomto případě budete v té souvislosti upozorněni na právo vyjádřit nesouhlas s dalším nabízením produktů nebo služeb. Vaše osobní údaje mohou být předány též třetím osobám, a to za účelem šíření informací a nabízení produktů a služeb.
- Rozsah zpracovaných osobních údajů
Naše muzeum zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme zejména kontaktní a identifikační údaje na základě našich zákonných povinností tyto osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném a oprávněném rozsahu.
- Jméno, příjmení, rodné příjmení, datum narození, trvalá kontaktní adresa a číslo občanského průkazu
- Jméno, příjmení, adresa (pouze u předmětů darovaných či zakoupených)
- Nepovinné OÚ: e-mail, telefon, kontaktní adresa, číslo bankovního účtu
- Jméno a příjmení dítěte, jméno a příjmení zákonného zástupce dítěte, telefon a e-mail zákonného zástupce, podpis zákonného zástupce
- Titul, jméno, příjmení, adresa, IČ, DIČ u fyzické osoby podnikající
- příjmení, doručovací adresapředmětů ze sbírek muzeaDoručovací adresa předmětů ze sbírek muzea, doručovací adresa
- Způsob zpracování osobních údajů, zpracovatelé
Způsob, kterým muzeum zpracovává Vaše osobní údaje, zahrnuje manuální a elektronické zpracování.
Vaše osobní údaje zpracovávají především zaměstnanci muzea a v potřebném rozsahu je mohou zpracovávat také třetí osoby. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje samo muzeum. Aktuální seznam zpracovatelů je uveden na www.muzeumchomutov.cz
Muzeum informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů.
- Příjemci osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou předávány třetím osobám, které se podílejí na zkvalitnění našich služeb, jedná se např. o IT služby, advokátní kanceláře a další subjekty. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje samo muzeum.
- V souladu s příslušnými právními předpisy je muzeum oprávněno přímo, bez Vašeho souhlasu, předat Vaše osobní údaje.
- Příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností, pro účely výkonu rozhodnutí a přestupkovým komisím.
- Dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy např. třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek za občany.
- Dalším úřadům a institucím či osobám a to např. Krajský úřad, správní soud, finanční správa, účastníci řízení, osoba, která prokázala právní zájem, žadatel o informace dle zákona č. 106/1999.
- S Vaším souhlasem předáme Vaše osobní údaje dále:
Jiným osobám za účelem šíření informací, nabízení produktů a služeb muzea. Takové předávání budeme uskutečňovat vždy pouze při udělení Vašeho souhlasu a předávat budeme pouze Vaše identifikační a kontaktní údaje v rozsahu potřebném pro daného příjemce. Při takovém předávání budeme pečlivě dbát na to, aby nedošlo k ohrožení nebo zneužití Vašich osobních údajů.
- Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje občanů zpracovává muzeum pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovány, údaje zlikvidujeme, nebo anonymizujeme. Předpokládaná doba zpracovávání osobních údajů je dána našim skartačním a archivačním řádem a zákonnými předpisy. Plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu.
- Nabízení produktů a služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu dochází-li v této souvislosti k předávání osobních údajů třetím osobám, určují dobu zpracování třetí osoby v souladu s platnou právní úpravou a pravidly uvedenými v těchto pravidlech.
- Osobní údaje týkající se péče o občany, návštěvníky u přímého marketinku, tiskových zpráv a dokumentárních materiálů odstraníme bezprostředně po uplynutí doby potřebnosti.
- Kamerové záznamy jsou pořizovány a automaticky smazány po 3 dnech.
- Osobní údaje jsou pro účely agend hospodaření muzea jsou zpracovávány po dobu nezbytnou pro uplatňování práv a plnění povinností ze závazků se subjekty údajů nebo právnickými osobami, za něž jedná subjekt údajů (zpravidla alespoň v rozsahu obecné promlčecí doby), a dále v nezbytném rozsahu pro účely oprávněných zájmů muzea například pro budoucí prokázání vlastnického práva.
- Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu, kdy mohou být zapotřebí k zajištění účelu řízení, včetně výkonu rozhodnutí a uplatnění mimořádných opravných prostředků, navýšenou o dobu potřebnou ke skartačnímu řízení (zpravidla do 5 let od pravomocného ukončení řízení).
- Veškeré Vaše osobní údaje uchováváme v čase tak, abychom splnili právní předpisy ČR a EU.
- Práva subjektu údajů
Subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů o účelu zpracování osobních údajů, rozsahu, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, o zdrojích osobních údajů, o povaze automatizovaného zpracování, o zpracovatelích, o příjemcích, případně kategoriích příjemců osobních údajů, má právo kdykoliv odvolat svůj souhlas. Muzeum poskytne sdělení požadovaných informací zdarma bez zbytečného odkladu nebo v případě opakovaných žádostí za přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace. Občané mají právo na přístup k osobním údajům. (čl. 15 Nařízení)
V případě, že subjekt údajů zjistí nebo se domnívá, že muzeum nebo smluvní Zpracovatel muzea provádí zpracování osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem subjekt údajů může:
- Požádat muzeum nebo jejího smluvního Zpracovatele o vysvětlení.
- Požadovat, aby muzeum nebo jeho smluvní Zpracovatel odstranili takto vzniklý stav, zejména je subjekt údajů oprávněn požadovat blokaci, doplnění nebo likvidaci osobních údajů, právo na opravu a výmaz (čl. 16 a 17 Nařízení), právo na opravu a nepřesných nebo neúplných osobních údajů, právo na omezení zpracování (čl. 18 Nařízení), na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení) a uplatnění námitky proti profilování a automatizovanému rozhodování (čl. 21 a 22 Nařízení). Muzeum má oznamovací povinnost vůči jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny např. v případě opravy nebo výmazu atd. V takovém případě správce informuje subjekt údajů o těchto příjemcích na jeho přání (čl. 19 Nařízení). Subjekt údajů má právo být informován v případě porušení zabezpečení osobních údajů. (čl. 34 Nařízení)
- Subjekt údajů má tedy právo kdykoliv se obrátit na muzeum nebo na pověřence na ochranu osobních údajů a požadovat informace a přístup ke zpracování osobních údajů. Uvedená práva může uplatnit jak na uvedených kontaktech muzea, nebo se s případnou stížností může obrátit i na dozorový úřad dle Nařízení EU. Muzeum také v rámci GDPR zajišťuje ochranu osobních údajů podnikajících fyzických osob.
H) Povinnost poskytovat osobní údaje
Je-li povinnost poskytovat osobní údaje zákonným či smluvním požadavkem nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout tak aby nečelil možným důsledkům neposkytnutí těchto údajů.
Oblastní muzeum v Chomutově, p. o. si vždy klade za úkol maximální podporu a ochranu Vašich osobních údajů a těšíme se na naši další spolupráci.
Markéta Prontekerová
